Forbedring av bestillingsrutiner

Grupper: 
  • Mat- og drikkeprodukter
Kategori: 
  • Bestillingsløsning
  • Mat og drikke

Avansert

Krav- og kriterietyper: 
  • Særskilte kontraktsvilkår

Hovedformål: 

Hovedformålet er at bestillingsrutinene skal bidra til å nå relevante mål om økt andel økologisk produserte, sosialt ansvarlig produserte eller plantebaserte produkter og slik sikre at den inngåtte avtalen overholdes.

Kravformulering: 

Leverandør og oppdragsgiver skal gjennom kontraktsperioden videreutvikle innhold i bestillingssystemet og bedre bestillingsrutinene for i økende grad å fremheve relevante produkter. Målet er å sikre at de som gjør avrop bestiller produkter i avtalesortimentet som støtter oppdragsgivers mål om X % andel økologiske produkter. [oppdragsgiver opplyser om målsetting om for eksempel X % andel økologiske/sosialt ansvarlig produserte/plantebaserte varer, eller henviser til informasjon i konkurransegrunnlaget]. Dette skal diskuteres på statusmøter gjennom kontraktsperioden.

Informasjon om kravet: 

Dette kontraktsvilkåret vil være relevant for oppdragsgivere som har mål om å øke andelen produkter med særlige egenskaper (for eksempel økologisk, sosialt ansvarlig produsert, eller plantebasert). Vilkåret vil legge til rette for samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør om å identifisere hvilke tiltak som kan iverksettes for å nå de strategiske målene.  

Konkurransegrunnlaget skal opplyse om de relevante målene slik at leverenadørene får innsikt i virksomhetenes behov og den strategiske betydningen av avtalen. Eksempler på slike mål i kan være «20 % av maten skal være økologisk» eller «kommunen vil redusere klimafotavtrykket som stammer fra kommunens matinnkjøp». 

Innkjøpsavtaler på mat og drikke kjennetegnes av mange varelinjer og hyppige bestillinger. Flere innkjøpere har meldt inn behov for kontraktsvilkår som kan sikre at det er de produktene som er omfattet av avtalen som faktisk blir bestilt.  Hva som vil være mest effektive tiltaket kan avhenge av oppdragsgivers mål, hvordan bestillinger foretas (oppdragsgivers egen bestillingsportal, via leverandørs nettbutikk, eller annet) og hvem som har autorisasjon til å gjøre avrop på avtalen. 

Eksempler på tiltak: 

  • Å opprette egne handlekurver tilpasset type bestiller og bruker (barnehage, sykehjem, kantine) 

  • Å endre rekkefølgen produkter vises i (de fremhevede produkter vises på de øverste varelinjene) 

  • Fremheve alternative produkter i tråd med målene dersom bestiller velger [for eksempel ikke-økologisk, fylles ut av oppdragsgiver]  

Status for måloppnåelse diskuteres i statusmøter i løpet av kontraktsperioden. Det kan også være relevant å inkludere incitamentsordninger i kontrakten, men kontraktsvilkåret må da skrives om. 

Publisert: 18. Mar 2019, Sist endret: 20. Mar 2019